¿Conoces el secreto para la organización de eventos? Si miras a tu alrededor, notarás que estamos rodeados de productos o servicios que se crearon a partir de ideas geniales. La cuestión es que muchas de esas ideas geniales se convirtieron en empresas exitosas rápidamente y otras no. ¿Por qué? Porque algunas se comunicaron mejor, más fuerte y más rápido. Nada ha sido más contundente en el campo de la comunicación que los eventos empresariales, han sido y serán la puerta por donde tu idea llegará al mercado. Aquí tienes 10 claves de una empresa especializada en organización de eventos para que tu mensaje se escuche fuerte y claro.
10 claves para la organización de eventos
1. Define
Seguramente tengas mucho para decir, pero tendrás que ser concreto. Definir es eliminar todo lo que no sea esencial. Pero define todo: el mensaje que quieres dar, el producto que ofreces, qué quieres lograr con un evento, a quién se lo vas a comunicar, qué es lo que te hace único y, muy importante, cómo vas a comunicarlo (con evento corporativo, social, presentación de producto, deportivo, show…).
2. Planifica
Haz una selección de actos, participantes y servicios necesarios de la tecnología que vas a requerir y, al compás del cronómetro, evalúa los tiempos reales de cada participación. De esta armonía dependerá que la ejecución sea impecable. Siempre habrá un punto en el que tendrás que improvisar, pero la improvisación siempre es un riesgo y hay oportunidades en la vida que no podemos dejarle al azar.
3. Dimensiona
Si ya tienes los números, ahora ve a por los espacios que coincidan con esos números. No será lo mismo encontrar un salón para diez asistentes que para mil. Pues también requiere una logística diferente, un presupuesto diferente y una previsión diferente.
4. Difunde
Que sepan antes durante y después de tu evento es esencial. Utiliza con precisión todos los medios online y físicos que estén a tu alcance para que nadie se quede sin saberlo. Asesórate en cada paso de profesionales y así tu mensaje irá más alto. Debes saber que este es un punto que se desatiende con frecuencia y sin embargo tal vez sea el más importante. ¿Por qué crees que las marcas más destacadas pagan a influencers o a figuras públicas y disfunción en las redes sociales?
5. Selecciona lo mejor para la organización de eventos
Así es, forma al mejor equipo y ten la habilidad de saber cuáles son las fortalezas de cada uno. No todos somos buenos en lo mismo, no todos trabajamos bien con presión, no todos somos líderes. Aprovecha los potenciales de cada uno y ubicarlos en el lugar correcto. Esa selección será el engranaje de tu máquina.
6. Revaloriza
No te conformes con las definiciones y el cronograma, ve a por más. Analiza todas las posibilidades y mientras más diverso sea el concepto, más riqueza tendrá tu evento. Replantea, escucha, abre la mente a nuevas posibilidades, en el mundo de los eventos no todo está escrito.
7. Sé coherente
Parecerá obvio, pero es tal vez el punto más conflictivo. Muchas veces te encuentras con eventos alucinantes que comunican un mensaje claro pero cuyo mensaje está en una dirección distinta de los valores de tu marca. No dejes cabos sueltos. Asegúrate de que tu mensaje sea contundente, pero que al mismo tiempo vaya en la misma dirección de los valores de tu empresa.
8. No subestimes
El público es implacable. O lo haces por lo alto y lo haces inolvidable, o te juzgarán con severidad. No hay término medio. Por ello tratar de maquillar un evento no funciona. Hazlo con contundencia.
9. Escucha
Pide la opinión de un experto. Eso que se ve tan fácil no siempre lo es. Mucho menos cuando de organización de eventos se trata. Si buscas dejar tu nombre en alto y que tu evento sea memorable, asesórate con un especialista.
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10. Actualízate en organización de eventos
Hoy en día la experiencia tecnológica muchas veces es superior a la realidad. Por ello analiza y actualízate. Te sorprenderás de lo lejos que puede llegar tu mensaje con el uso de la tecnología.
