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Organisation de congrès et de conférences à Barcelone

Organiser un congrès ou un salon à Barcelone ne se résume pas à réserver un lieu et à coordonner les intervenants. C’est l’occasion pour votre entreprise de faire passer un message fort qui restera gravé dans la mémoire de ceux qui l’entendront.

Chez The Yellow B, nous travaillons depuis Barcelone, en nous appuyant sur une méthodologie qui nous est propre, avec une direction exécutive dédiée à chaque projet et une approche qui fait de chaque congrès une expérience stratégique pour la marque.

Hablemos de tu evento Conoce nuestro método

Notre approche des congrès et des conférences

Si vous recherchez une agence capable de prendre en charge votre briefing, de mener à bien votre projet sans accroc et de vous livrer un événement qui fonctionne, vous êtes au bon endroit. Si, en outre, vous souhaitez que ce congrès renforce le positionnement de votre marque, crée un lien avec votre public et laisse une impression durable, alors nous travaillons exactement comme vous le souhaitez. Nous organisons des congrès et des conventions pour des entreprises nationales et internationales qui organisent leurs événements à Barcelone et en Catalogne. Des congrès médicaux et scientifiques aux conventions d’entreprise annuelles, en passant par les réunions de lancement d’équipes et les conférences sectorielles.

  • Briefing et stratégie → Nous commençons par cerner ce que vous souhaitez atteindre avec ce congrès, et pas seulement ce que vous devez mettre en place. Objectifs de communication, profil des participants, message central, format et budget. Sur cette base, nous élaborons une proposition créative, opérationnelle et économique sur mesure.

  • Conception de l’expérience → Nous définissons le concept de l’événement, le fil conducteur qui le structure et chaque moment du programme, de l’accueil à la clôture. Le programme n’est pas une simple liste d’interventions : c’est un récit doté d’un rythme, d’une intention et d’un objectif

  • Production et logistique → Nous gérons le lieu, la production technique, l’audiovisuel, la restauration, les accréditations, le transport et l’hébergement si l’événement l’exige. Nous coordonnons l’ensemble des prestataires selon une norme unique de qualité et de traçabilité.

  • Direction exécutive sur place → Le jour du congrès, l’un des associés fondateurs est présent. Il ne s’agit pas d’un coordinateur junior : il s’agit d’une véritable direction exécutive, capable de prendre des décisions sur-le-champ et de résoudre immédiatement tout imprévu. C’est ce que nous appelons l’Executive Project Leadership™, et c’est l’une des raisons pour lesquelles nos clients nous font à nouveau confiance.

Pour les entreprises qui ont besoin de plus qu'une salle et d'un projecteur

Ce que comprend notre service d'organisation de congrès et de conférences

Nous gérons le congrès de A à Z, avec une seule et même équipe et un interlocuteur unique. Pas de sous-traitants cachés, pas de surprises de dernière minute.

Ce qui comprend :

  • Conception du concept et du scénario de l’événement
  • Sélection et gestion du site à Barcelone
  • Coordination des intervenants nationaux et internationaux : déplacements, réunions d’information, répétitions et protocole en salle
  • Production technique et audiovisuelle complète : scénographie, éclairage, son, LED et diffusion en continu
  • Conception de l’expérience des participants : accréditations, parcours, réseautage et restauration
  • Gestion des fournisseurs agréés dans le cadre de notre Security & Responsibility Framework™
  • Direction exécutive présente sur place pendant toute la durée de l’événement
  • Rapport sur les résultats et les indicateurs après l’événement

Chaque élément est coordonné depuis notre Client Command Desk™, le système de gestion partagé qui offre au client une visibilité totale sur le projet en temps réel.

Foire aux questions (FAQ) sur les congrès et les conventions

Pour les congrès réunissant plus de 100 participants, nous vous recommandons de vous y prendre entre 4 et 6 mois à l’avance. Si l’événement prévoit des intervenants internationaux, la mise en place de décors ou des lieux très prisés, l’idéal est de commencer à s’y prendre 6 mois à l’avance, voire plus. Pour les conventions internes de moindre envergure, nous pouvons nous contenter d’un délai de 8 semaines.

Nous pouvons vous accompagner dans la conception du programme et la coordination des intervenants, mais le contenu scientifique ou technique est toujours défini par le client. Notre rôle consiste à transformer ce contenu en une expérience soigneusement mise en scène, capable de marquer les esprits du public.

Oui. Nous nous chargeons de la logistique des déplacements, de l’hébergement, des transferts et de l’accompagnement personnalisé des participants et des intervenants internationaux. Nous avons de l’expérience dans la coordination d’événements réunissant des participants issus de plus de 20 pays, comme le congrès IMPAHCT organisé par Ferrer à la Torre Glòries.

Oui, nous nous en chargeons de A à Z. Qu’il s’agisse de streaming basique ou de productions hybrides avec plusieurs caméras, d’animation à distance et de salles virtuelles pour les participants qui ne peuvent pas être présents.

Nous travaillons avec un réseau de lieux triés sur le volet à Barcelone, mais nous pouvons également organiser l’événement dans le lieu choisi par le client. L’une de nos forces réside dans notre capacité à trouver le lieu qui correspond le mieux au format, au public et au message du congrès.